рабочий чат Отчёт
Данные из CRM, 1С, Excel и других систем соберутся в регулярные отчёты без ручных выгрузок.
от 200 000 ₽Пилот по этому направлению. Аудит бесплатный: созвон на 30 минут.
Входящее · рабочий чат
Коммерческий директор
К понедельнику нужен отчёт по рекламе за неделю: по каждому кабинету расход и сколько заявок дошло до CRM.
Агент разбирает
Запись в отчётОтчёт
Отчёт по рекламе, неделя 41
Выводы и перенос бюджета делает маркетолог
Задача маркетологу
Разметить две кампании без метки
В понедельник в 08:30 директор видит отчёт и список кампаний без метки.
Задача
Найдите четыре последних письма с недельным отчётом. Сколько дней прошло от конца недели до письма, на столько вы и отстаёте от продаж.
Пятый рабочий день
Отчёт за месяц выходит, когда новый прошёл на четверть. К тому времени решения уже приняли на глазок.
Три выгрузки и одна таблица
Выгрузки из CRM, учёта и рекламы сводят через ВПР. Логику знает один сотрудник, без него отчёт не выходит.
Одна колонка ломает весь файл
Выгрузка сдвинулась на столбец, и формула молча берёт соседнее поле. Ошибку находят уже на совещании.
Дашборд поставили, им не пользуются
Данные в дашборд грузят руками, цифры расходятся с бухгалтерией. Открывают его двое: кто грузит и кто сверяет.
Маршрут процесса
Мы раскладываем сборку на четыре шага. На каждом видно, что взяли, что посчитали и почему получилось столько.
Данные берём из CRM, 1С, рекламы по API, Google Sheets и csv из почты. Учёт не переделываем.
Клиента, товар и период из разных систем приводим к одному виду. Разные цифры оставляем обе, с пометкой источника.
В назначенный час сборка отправляет файл туда, где вы читаете: в почту, Telegram, дашборд или ту же гугл-таблицу.
Шапка называет источники, период и время выгрузки. Строку вы раскрываете до документов и закрываете спор за минуту.
Границы автоматизации
Сборка не исправляет данные: сделку задним числом отчёт так и покажет. Проверки сверяют итог, период, число строк, курс и НДС и помечают сбой наверху. Бонусы менеджерам и акты партнёрам отправляет только человек.
Контроль человека
Задача маркетологу — «Разметить две кампании без метки».
Шаги
Откройте на созвоне файл, который собираете руками. Считаем при вас часы на сборку и говорим, есть ли что автоматизировать.
Для каждого показателя записываем источник и формулу. Часто оказывается, что половину никто не описывал. По этому документу вы и примете работу.
Запускаем один отчёт на настоящих источниках и по настоящему расписанию. Две недели он выходит рядом с ручным, вы сверяете строка в строку.
Когда сверка сошлась, вы выключаете ручную сборку. Соседние отчёты собираем быстрее, а код и расписание с самого начала лежат у вас.
Результат
Первым сдвигается час выхода отчёта. Кусок на ручной правке останется, пока его не опишут.
До старта засекаем один цикл сборки и смотрим, когда отчёт доходил до читателя последние четыре недели. После запуска меряем так же. Без замера останется только «стало быстрее».
Системы и данные
Берём источники, которые отдают данные сами: API, регулярная выгрузка, чтение базы или файл в постоянном месте.
amoCRM и Битрикс24
Берём сделки, суммы, этапы, ответственных и даты, а также поля, которые вы завели сами.
1С и учётные системы
Отгрузки, оплаты, остатки, взаиморасчёты читаем через HTTP-сервисы, выгрузку или базу. От способа зависит срок.
Google Sheets и файлы Excel
Планы, нормативы и прайсы вы заполняете руками, как раньше, но в отчёт не копируете.
Рекламные кабинеты и веб-аналитика
Яндекс Директ, VK Реклама, Метрика: расход связываем с заявками по UTM без дублей кампаний.
Базы данных и самописный учёт
Если есть доступ на чтение, читаем напрямую и не нагружаем рабочий контур.
Доставка отчёта
Шлём в почту, Telegram, гугл-таблицу, на страницу с графиками или в вашу систему визуализации.
Если показатель есть только на экране кабинета, он не соберётся сам. Такие места назовём на первом созвоне и предложим оставить ручной строкой с пометкой, кто её внёс.
Было и стало
Ниже три отчёта, которые чаще всего собирают руками: продажи за неделю, реклама по кабинетам и утренняя сводка собственнику.
БылоРуководитель сводит CRM, отгрузки и планы через ВПР. Собственник получает файл в понедельник вечером.
СталоНочью сборка сводит сделки с отгрузками по номеру документа, а непарные строки выносит отдельным списком. Файл приходит в 8:30.Что измеряем: во сколько отчёт оказывается у читателя; часы на сборку за месяц; сколько строк пришлось править руками
БылоМаркетолог копирует расход из кабинетов и сверяет с CRM. Часть расхода оседает в «прочем».
СталоРасход приходит по API, заявки берём из CRM и связываем по UTM. Кампанию с непонятной меткой кладём в список несопоставленных.Что измеряем: доля расхода, сопоставленного с заявками автоматически; срок от конца недели до готовых цифр
БылоСобственник просит в чате цифры за вчера. Три человека шлют скриншоты в разном виде.
СталоВ девять утра приходит сводка: выручка, отгрузки, заявки, просроченные оплаты. Молчащий источник помечаем, чтобы пропуск не приняли за ноль.Что измеряем: во сколько цифры у руководителя; сколько раз за неделю данные запрашивали вручную; число дней, когда сводка вышла неполной; сколько людей утром заняты этой сводкой
Условия начала
Две недели отчёт выходит дважды: ваш ручной и наш. Ручной не выключаем, пока они не сойдутся строка в строку. Сверку вы видите каждый день.
Пилот по этому направлению
от 200 000 ₽ разово
Пилот на один отчёт и два-три источника длится не дольше двух недель. Срок считаем со дня доступа к последнему источнику. Четвёртый источник или второй отчёт оцениваем отдельно.
50 %на старте
50 %после приёмки по метрике из договора
Пилот и следующие шаги
Цена ориентировочная, это не публичная оферта. Точную сумму впишем в договор.
Первый шаг
Хватит тридцати минут и одного открытого файла с отчётом, который вы собираете руками. По нему видно, сколько источников, где сборка ломается и что снять с человека.
Вопросы
Пока макрос работает, ничем. Но его запускают руками, а копий файла уже несколько. При сдвиге колонки он молча считает по соседней.
Если он идёт по расписанию на сервере, лежит в репозитории и падает на неожиданном формате, переделывать нечего.
Ошибки мы ловим до запуска: две недели пилота отчёт идёт рядом с ручным. Потом работают проверки, а любую строку можно раскрыть до документов.
Если цифра неверна в самой CRM, отчёт покажет её с пометкой, а исправит её тот, кто вносит данные.
Самописная система подойдёт, если есть доступ к базе на чтение или регулярная выгрузка. Файл на сетевой папке тоже, если он лежит на одном месте и колонки не переставляют, иначе сначала договоримся о шаблоне.
Цифры с одного лишь экрана формы не соберутся, это выясним до договора.
Цифры остаются у вас: суммы и остатки считают запросы, модель их не видит, наружу уходит только обезличенный текст. Развернуть всё у вас дороже в месяц, цену назовём до подписания.
Текст поручения по 152-ФЗ, где оператор вы, мы подготовим сами.
Не каждый раз. Новый разрез, период, колонку, адресата или время выхода меняет ваш сотрудник, мы покажем как. Нас зовут, когда нужен новый источник или новый показатель.
Код и описание показателей лежат у вас, так что звать можно и не нас.
Смежные направления
Выгрузки, сведение таблиц и одинаковые комментарии съедают время команды. Считаем нагрузку на двадцати клиентах и разбираем, что можно автоматизировать.
Первая попытка автоматизации не дала нужной точности. После изменения обработки данных на сто отчётов стало уходить полтора часа вместо шестнадцати.
Остальные направления и калькулятор окупаемости есть на главной.