Поставщик отправил счёт, бухгалтер перенёс данные, закупщик нашёл расхождение. Документ снова ушёл на уточнение. У производителя красок Asian Paints автоматизация сократила обработку документа с пяти минут примерно до 30 секунд. На этом участке команда освободила около 192 часов в месяц.
Почему документы задерживали оплату
Asian Paints работал с сетью из более чем 22 000 поставщиков. Счета, заказы и документы о поставке выглядели по-разному. Сотрудники извлекали сведения, переносили их в SAP и сверяли с заказами. При расхождениях начиналась переписка.
В такой цепочке бухгалтер сначала играет роль оператора ввода и только потом занимается проверкой. Пока он переносит номер, дату и сумму, следующий документ ждёт. При росте закупок увеличивается и очередь на обработку.
Что поменяли в обработке
Через Nanonets настроили получение файлов, определение типа документа, извлечение полей и загрузку в SAP. Бухгалтерия получала уведомление и проверяла подготовленные сведения. Несовпадения отправлялись на исправление.
Смысл такого внедрения хорошо виден на обычном счёте: сотруднику нужно открыть готовую запись, сравнить её с оригиналом и разобраться со спорным местом. Перепечатывать весь документ заново ему уже не требуется. Этот результат включайте в задание подрядчику.
За счёт чего бизнес получает выгоду
Если сотрудников нанимают прежде всего для переноса документов, сокращение ручного ввода позволяет дольше обходиться существующей командой. Освободившиеся часы пригодятся для сверок, разбора задолженности и подготовки закрытия месяца.
У бухгалтерского аутсорсинга появляется ещё один способ использовать этот ресурс: принять дополнительный поток документов без такого же роста нагрузки. Для этого важно учитывать весь путь, включая проверку и исправления. Быстро распознанный файл, который затем приходится долго разбирать, мало помогает команде.
Поэтому в расчёт внедрения включают три расхода: работу сотрудников, обработку в сервисе и поддержку интеграции. Сравнивать удобно стоимость одного принятого документа при обычном месячном объёме и при пике нагрузки.
Что нужно проверить на документах своей компании
Начните с товарных позиций. В счёте поставщика может быть упаковка, а в вашей базе тот же товар учитывается поштучно. Нужны согласованные соответствия названий и единиц измерения. Неоднозначную позицию система должна показать бухгалтеру.
Затем проверьте повторные отправки. Поставщик прислал счёт ещё раз или заменил его исправленной версией. Загрузка должна различать повтор и изменение, иначе вместо экономии времени появятся дубли.
Отдельное внимание уделите суммам и реквизитам. Арифметику проверяют по правилам, изменения платёжных данных направляют ответственному сотруднику. Так проверка сосредоточится на том, где ошибка обходится дорого.
Как начать без перестройки всей бухгалтерии
Выберите один поток: например, счета за материалы от постоянных поставщиков. Соберите обычные документы, длинные таблицы и файлы с исправлениями. Покажите, как их сейчас заносят в базу и какие действия выполняют после ввода.
Сначала автоматизация должна подготовить записи для проверки. Посмотрите, сколько времени осталось у бухгалтера на документ, какие поля приходится исправлять и где останавливается передача. После устранения повторяющихся ошибок можно подключать следующий тип документов.
Учётную систему при этом можно сохранить. Практический первый результат: бухгалтер получает данные в привычном месте, а руководитель видит, сколько ручной работы снято с команды.
Что внедрит Brolik
Brolik настроит получение документов, извлечение данных, сопоставление со справочниками и передачу в вашу учётную систему. Добавим проверки сумм, повторов и обязательных полей, подготовим удобную обработку спорных случаев.
Опишите документы и их объём за месяц, и мы назовём участок, который снимем первым.