Поставщик подтвердил заказ. Теперь сотруднику нужно открыть вложение, сверить позиции, проверить цены и перенести изменения в учётную систему. Когда таких писем сотни, закупщики проводят день за проверками. В UniPro Foodservice автоматизация этого участка освободила 10 000 часов работы команды в год.
Почему прежняя автоматизация не справлялась
UniPro работает в дистрибуции продуктов питания. Подтверждения заказов приходили от более чем 400 поставщиков, каждый использовал свой формат. Отличались и условия: допустимые изменения цен, замены товаров, порядок отгрузки.
Шаблонная обработка требовала переделок при изменении документов и договорённостей. Сотрудники вручную сопоставляли подтверждения с заказами в Dynamics 365. Автоматизировать только перенос текста было недостаточно: требовалось проверить смысл изменений.
Какую работу передали агенту
ИИ-агент извлекает сведения из письма или вложения, находит соответствующий заказ и проверяет цены, замены и условия поставки по установленным правилам. Корректное подтверждение проходит в учётную систему. Отклонение передаётся сотруднику.
В результате 93% подтверждений обрабатываются без участия человека. Обработка стала быстрее в 15 раз. Закупщики разбирают оставшиеся исключения вместо проверки каждого документа.
Где здесь деньги для оптовой компании
Закупщик получает зарплату и за переговоры с поставщиком, и за перенос строк из вложения. Но от переговоров зависят цена и условия закупки, а повторный ввод лишь поддерживает текущую работу. Когда входящий поток растёт, компания платит за дополнительные часы или расширяет команду.
Посмотрите, на какие действия уходит день ваших сотрудников. Если на одно подтверждение требуется пять минут, сто подтверждений занимают восемь часов двадцать минут. Это целая рабочая смена ещё до переговоров, поиска замены и решения вопросов с поставкой.
Автоматизация снимает эту нагрузку. У команды появляется возможность вести больше заказов, а руководитель может пересмотреть планы дополнительного найма. Быстрее становятся видны и отклонения, по которым нужно связаться с поставщиком.
Зачем агенту правила компании
В вашем процессе одинаковая разница в цене может означать разные вещи. Один договор допускает небольшое отклонение, другой требует согласования любой замены. Поэтому перед запуском нужно определить, что агент вправе принять и какие ситуации обязан передать закупщику.
Удобный результат для сотрудника выглядит так: открыт нужный заказ, показана изменившаяся позиция, рядом исходное письмо. Не приходится заново искать документы и угадывать, почему система остановила обработку.
Такую логику можно выстроить вокруг существующей 1С или другой учётной системы. Менять весь порядок работы отдела ради одного участка не требуется: сначала проверяем возможности подключения и определяем, куда должен попадать результат.
С какого потока начинать
Выберите повторяющуюся операцию с понятным завершением: подтверждение заказа, перенос клиентской спецификации или регистрация заявки из письма. Не смешивайте их в одно задание «автоматизировать закупки». У каждой операции свои поля и правила.
Для проверки нужны обычные письма и сложные случаи: изменённое количество, новая цена, замена товара, повторное подтверждение. Сотрудник отдела помогает определить правильное действие. После проверки становится видно, где можно убрать ручной шаг, а где остаётся решение человека.
Как внедрить агента в вашей компании
Brolik разработает ИИ-агента для работы с письмами, заказами и документами поставщиков. Подключим почту и учётную систему, настроим проверки и передачу спорных случаев ответственному.
Покажем на письмах ваших поставщиков, что агент проверит и перенесёт сам.