Автоматизацию подключили, но сотрудники по-прежнему перепроверяют таблицы и исправляют выгрузки. Консалтинговая компания Ellement столкнулась с ней при сборе данных из клиентских отчётов. Изменение этого участка сократило обработку ста документов с 16 до 1,5 часа, включая ручную проверку.
За что клиенты платили и на что уходило время
Ellement помогает работодателям с программами выплат и пенсионного обеспечения. Для подготовки рекомендаций команда получает отчёты, извлекает сведения о сотрудниках, отработанных часах и взносах, затем сводит их в Excel.
До анализа приходилось вручную собирать исходные данные. На сто документов уходили два восьмичасовых рабочих дня. Полезная для клиента работа начиналась только после этого.
Почему первая попытка не сняла нагрузку
В компании попробовали Power Automate, но точность обработки в этом процессе оказалась недостаточной. Сотрудникам по-прежнему требовалось вмешиваться в результат.
Когда оцениваете собственное внедрение, посмотрите на этот момент. Файл может успешно попасть в папку, а таблица автоматически открыться. Но если дальше специалист заново переносит половину значений, главный расход остался на месте.
Что поменяли во второй попытке
Сохранили привычные OneDrive и Excel. Новый инструмент получает отчёты из хранилища, извлекает нужные данные, очищает значения от лишних символов и пробелов и раскладывает их по согласованным столбцам.
Обработка ста документов заняла 1,5 часа вместо 16. Разница составила 14 часов 30 минут, примерно 90% прежнего времени. Точность извлечения данных достигла около 97%. В итоговое время уже входит проверка человеком.
Как вернуть пользу от неудачного внедрения
Рабочие части системы можно сохранить. Пройдите путь документа вместе с сотрудником: где он появляется, что извлекается, какие значения приходится исправлять и когда результат наконец можно использовать.
Например, проблема может быть в сопоставлении названий. В одном отчёте указан филиал, в другом юридическое лицо, а в сводной таблице нужен код подразделения. Тогда требуется правило соответствия. Более быстрая загрузка файлов эту задачу не решает.
В другом случае сотрудник вынужден открывать каждый оригинал, потому что непонятно, откуда взята сумма. Поможет удобная проверка: исходный документ рядом с результатом, отмеченные расхождения и понятная причина остановки. Исправление нужно выбирать по месту, где фактически теряется время.
Что получает бизнес после такой доработки
Для команды, которая готовит клиентские отчёты, каждый час сбора данных входит в себестоимость услуги. Если за тот же бюджет можно обработать больше документов и раньше начать анализ, появляется запас для новых клиентов без такого же роста ручной работы.
Есть и эффект для руководителя. Показатели приходят раньше, поэтому проблему можно обсудить, пока она ещё влияет на текущие решения. Отчёт, который подготовили после окончания всех сроков, часто нужен только для объяснения уже понесённых потерь.
Считать результат удобно на одинаковом объёме документов. Сколько времени занимали сбор, исправления и проверка раньше? Сколько занимают теперь? Какие операции исчезли, какие остались? Такой разбор сразу показывает, за что компания продолжает платить каждый месяц.
Как Brolik поможет с вашими отчётами
Покажите один регулярный отчёт, исходные файлы и ручные действия, которые выполняет команда. Brolik настроит сбор данных, обработку документов и проверку значений перед передачей в таблицу или рабочую систему.
Пришлите один отчёт, и мы найдём, где команда до сих пор правит его руками.