почта бухгалтерии Учёт
Счета, акты, накладные и договоры будет читать ИИ. Ручного ввода станет меньше, а данные быстрее дойдут до учётных систем.
от 200 000 ₽Пилот по этому направлению. Аудит бесплатный: созвон на 30 минут.
Входящее · почта бухгалтерии
Поставщик
Направляем УПД за поставку от третьего числа, оригинал отправили почтой.
Агент разбирает
Запись в учётУчёт
Черновик в учёте
Проводит только бухгалтер
Задача закупщику
Проверить цену по пункту договора
Бухгалтер открывает черновик в учёте с исходным файлом рядом.
Задача
350 документов по 8 минут дают 47 часов ввода в месяц. Подставьте свои числа в расчёт на главной.
Один счёт приезжает тремя дорогами
Счёт лежит в личной почте, УПД в Диадоке, накладная в чате. Счёт, пришедший дважды, дважды и оплачивают.
Согласование идёт в переписке
Кто разрешил оплату, ищут потом по почте, чатам и планёркам. На вопрос «почему заплатили» уходит полчаса.
Цена в накладной не та, что в спецификации
В договоре 84 рубля, в накладной 86,50, кладовщик подписал её без спецификации. Разницу находят через квартал после оплаты.
Про недостающий акт узнают в апреле
Оплату провели в ноябре, акта нет, и списка ожидаемых никто не ведёт. Это замечают, когда расход нечем подтвердить.
Маршрут процесса
Счёт поставщика проходит четыре звена. Накладная, УПД и акт идут тем же путём, сверка у каждого своя.
Документы приходят из общего ящика, ЭДО, сетевой папки, чата водителей и портала закупок. Первого числа система покажет пропуски.
Система читает контрагента, номер, дату, позиции, суммы и сверяет договор, цену, НДС, повтор номера. Пустых полей не угадывает.
Документ идёт по вашему маршруту и ложится в учёт черновиком. При расхождении цены закупщик получает пункт договора.
Экран показывает, что проведено, что ждёт человека, чего нет. Запись хранит исходный файл, правило и имя согласующего.
Границы автоматизации
Сотрудник подписывает оплату, проведение выше вашего порога, расхождение цены и первый документ нового контрагента. Дубли и неполный разбор система тоже оставляет человеку. Первые две недели бухгалтер проверяет каждую запись, а когда сократить проверку, решаете вы.
Контроль человека
Задача закупщику — «Проверить цену по пункту договора».
Шаги
Смотрим, какие документы приходят и через сколько рук, при вас считаем цену пути. Если документов тридцать в месяц, отговорим до договора.
Записываем обязательные поля, что считать расхождением, кто согласует и с какой суммы. Лист подписывают обе стороны, и приёмку вы ведёте по нему.
Берём один тип документов из одного источника и прогоняем входящие прошлого месяца. Смету и срок вы видите до старта.
Повторяем замер на тех же документах. Затем берём соседний тип или отдаём вам код с доступами, если дальше вы пойдёте сами.
Результат
Изменения видны к концу второй недели, если правила описаны и доступы выданы.
Сравниваем два числа, их можно снять ещё до нас: дни от письма до проводки у двадцати документов прошлого месяца и расхождения, пойманные до оплаты за квартал.
Системы и данные
Подключаемся туда, где есть API, выгрузка, почтовый ящик или папка обмена.
Почта и мессенджеры
Читаем ящик по IMAP, почту снабженца, Telegram, WhatsApp, а в письме ищем номер заказа.
ЭДО: Диадок, СБИС, Такском
Входящие забираем через API оператора, а подписывает их человек с сертификатом.
Договоры и спецификации
С ценами и условиями договоров мы сверяем первичку. Разбросанные договоры сначала собираем вместе.
Заказы поставщикам
Берём заказ из закупочной системы или CRM и сверяем накладную с заказанным.
Учётная система
Документ ждёт проведения в 1С или аналоге. Про подключение 1С есть отдельная страница.
Платёж в банк система только готовит, отправляет его человек. Бумагу без скана или фото система не увидит.
Было и стало
Документ чаще всего застревает в четырёх местах: закрывающие, сверка накладной со спецификацией, договоры и фото в мессенджере.
БылоДеньги ушли, товар приняли, а акта или УПД нет. Бухгалтер заметит это к отчётности.
СталоПосле оплаты и приёмки система ждёт закрывающий документ. За неделю до закрытия бухгалтер видит, чего нет, и отправляет готовые напоминания.Что измеряем: сколько закрывающих отсутствует на дату закрытия; сколько дней проходит от оплаты до получения документа; сколько напоминаний ушло и сколько сработало; у скольких поставщиков просрочка повторяется ежемесячно
БылоНакладную подписали, цену с договором не сверили: на приёмке некогда.
СталоСистема сверяет цену позиции с договором и заказом. Расхождение не проводит, а отдаёт закупщику обе цифры с пунктом договора.Что измеряем: число и сумма расхождений, пойманных до оплаты; сколько дней документ ждёт решения закупщика
БылоЧтобы найти срок, индексацию или штраф, договор перечитывают целиком.
СталоСтороны, срок, цены, оплату и автопролонгацию система выносит в карточку. За месяц до конца срока напоминает, спорное отдаёт юристу.Что измеряем: время на поиск условия в договоре; доля договоров с заполненной карточкой; сколько раз условие из карточки поймало расхождение
БылоФото накладной уходит в рабочий чат. В бухгалтерию оно попадает через неделю или никогда.
СталоСистема распознаёт снимок и привязывает к заказу, а отправитель сразу узнаёт, принят он или нужно переснять. Неясные поля ждут человека.Что измеряем: доля снимков, принятых с первого раза; дни от съёмки до документа в учёте; сколько полей после распознавания правил человек
Условия начала
Один поток, обычно счета или УПД поставщиков, прогоняем на ваших документах прошлого месяца. В конце вы получаете два числа: было и стало.
Пилот по этому направлению
от 200 000 ₽ разово
На пилот нужно до двух недель после того, как вы выдали доступы. Дольше всего обычно ждём доступа к учётной системе.
50 %на старте
50 %после приёмки по метрике из договора
Пилот и следующие шаги
Цена ориентировочная, это не публичная оферта. Точную сумму впишем в договор.
Первый шаг
Тридцать минут разговора по видео или телефону: выясняем, сколько рук трогает один счёт и где он встаёт, и сразу считаем.
Вопросы
Нет, маршрут остаётся ваш: кто согласует, с какой суммы и в каком порядке. Меняется одно: согласующий получает документ со сверкой и подсвеченным расхождением, а его ответ сам ложится в карточку.
Если маршрут живёт в голове финдиректора, запишем его за одну встречу.
Распознавание только достаёт текст и поля, остальное делает человек. Он открывает учёт, поднимает договор, решает про разницу в два рубля, ищет согласующего и проводит. Основное время уходит сюда. Если ваше распознавание устраивает, встанем следом за ним.
Отвечаете вы, как и сейчас при работе бухгалтера. Поэтому границу мы ставим до запуска: суммы выше порога, расхождения и первый документ нового контрагента ждут человека.
В журнале видно файл, прочитанные значения, правило и кто нажал кнопку. Ошибку в правиле правим мы в срок по договору.
Куда разрешите: до старта описываем, какие поля куда уходят. Чувствительное читает модель в вашем контуре: облако дешевле, но так наружу ничего не выходит. Иначе наружу уходит текст без фамилий и реквизитов.
Персональные данные вы передаёте нам как оператор, поручением по ч. 3 ст. 6 152-ФЗ.
У вас остаётся работающая система: код и документация ваши по договору, их вы получаете по акту. Ключи к ящику и учёту с начала выпущены на вас, копий мы не храним.
Правила записаны обычным текстом, их правит ваш бухгалтер или другой подрядчик. Сопровождение можно не брать.
Смежные направления
Остальные направления и калькулятор окупаемости есть на главной.