Объединим инструкции, регламенты и внутренние материалы, чтобы сотрудники быстрее находили нужную информацию и меньше отвлекали коллег.
Пилот по этому направлению — от 250 000 ₽
Аудит бесплатный: созвон на 30 минут.
ИтогМеханик утром видит вопрос, ответ и страницу инструкции в одной записи.
Когда это про вас
Посчитайте повторы: сколько раз за неделю руководителю приходит один и тот же вопрос.
Что автоматизируется
Путь одного вопроса: от сообщения в чате до строки, которая останется в журнале.
Сотрудник спрашивает своими словами в Telegram, чате Битрикс24 или на портале — без имени файла.
Ассистент ищет по смыслу, а не по словам. Учитывает права спрашивающего и действующую версию документа.
Отвечает со ссылкой на абзац и показывает, где документы расходятся. Не нашёл — передаёт вопрос хозяину темы.
У сотрудника ответ и ссылка на документ. Вопрос, найденное и итог остаются в журнале.
Ассистент отвечает только по найденным кускам ваших документов. Не нашёл — так и пишет и называет хозяина темы. Под ответом ссылка и дата документа. Сам он ничего не делает: платёж или отгрузку проводит человек.
Порядок работы
Вы называете три-четыре частых вопроса и показываете, где лежат ответы. Мы говорим, хватит ли материалов или сначала нужен порядок в документах.
Разбираем папки: что действует, что черновик, что отменено, у какого документа есть хозяин. Опись подписываем заранее — по ней принимаем работу.
Один отдел или одна тема: возвраты в рознице или охрана труда на участке. Вопросы задают сами сотрудники.
Проходим двадцать контрольных вопросов с вашим специалистом: верно, неверно, не нашёл. Дальше — новая тема или передача по акту вашему человеку.
Что меняется
Перемены видны по журналу вопросов и по тому, к кому сотрудники идут за ответом.
Замер готовим до старта: двадцать вопросов с верными ответами. После запуска разбираем каждое расхождение. Потом смотрим, сколько людей спросили за неделю и сколько раз ответ был «не нашёл».
Что подключаем
Подключаем то, что читается программно: файл, страницу портала, запись в базе.
Если порядок живёт только в голове начальника смены, подключать нечего — сначала его записываете вы. На аудите назовём долю папки, годную без переписывания.
Как это выглядит
− БылоПриказ снизил лимит скидки без согласования, а инструкция называет прежнюю цифру.
+ СталоПриказ отмечен старшим над инструкцией. Ассистент отвечает по приказу и показывает, что инструкция ему противоречит. Хозяин инструкции правит текст.
− БылоКлиент спрашивает про гарантию, менеджер не знает. Обещает перезвонить — через час или завтра.
+ СталоМенеджер спрашивает ассистента во время разговора и получает выдержку из гарантийного талона. Клиенту отвечает сам.
− БылоЛиния встала в половине третьего ночи. Инструкция есть — в скане на триста страниц.
+ СталоОператор пишет ошибку станка в чат и получает пункт инструкции со страницей. Если в материалах пусто, вопрос утром уходит механику.
С чего начать
Одна тема, о которой спрашивают каждый день. На ней видно качество материалов, как люди задают вопросы и где документ молчит.
Одна тема, ограниченный круг документов, срок до двух недель — при условии, что материалы собраны в одном месте и есть человек, отвечающий на вопрос, какая версия действует.
Оплата пилота двумя частями
50 %половина на старте50 %половина после приёмки по метрике, которую записываем в договор до начала работ
Дальше — по необходимости
Агент внутри CRM, учётной системы, почты и мессенджеров.
от 350 000 ₽разовоМониторинг, дообучение, правки.
от 40 000 ₽в месяцСчитаем по вашему объёму.
3 000–25 000 ₽в месяцЦена — ориентир и не является публичной офертой. Итог — в договоре.
Первый шаг
Тридцать минут по видеосвязи. Возьмите три вопроса, которые сотрудники задают друг другу каждую неделю. По ним видно, есть ли материал для ассистента.
Вопросы
Ассистент сначала ищет по вашим материалам, а потом отвечает строго по найденному — это RAG. Загрузить всё сразу не выйдет: сотни страниц не влезают в запрос, а в лишнем тексте модель путает абзацы. Под ответом — ссылка на абзац документа.
Выдумывать ему не из чего: он отвечает по найденным отрывкам, а без них пишет «не нашёл». Под ответом ссылка, а на пилоте двадцать контрольных вопросов проверяем руками вместе с вами.
Права проверяются до поиска: ассистент ищет только в том, что открыто спрашивающему, — закрытое в ответ не попадёт. Группы — из Active Directory, 1С:ЗУП или списка отделов.
На описи часто всплывают права «всем» на сетевом диске; чинить их вам, до запуска.
Отдельный человек не нужен: правка регламента на портале попадает в ответы после ближайшей переиндексации, обычно за ночь. Но устаревший документ ассистент будет повторять.
Раз в месяц хозяин темы получает список: что спрашивали, где ответа нет, где документы спорят. Нужен живой хозяин у каждой темы.
Во внешнюю модель уходит только найденный отрывок — ни база целиком, ни соседние папки. Что подключаем и что вычищаем, фиксируем до начала работ.
Для коммерческой тайны ставим модель в вашем контуре: дороже и слабее, зато тексты не уходят. Соглашение о неразглашении подписываем с договором.
Считать надо вопросы. Пятнадцати файлам, которые все читали, хватит оглавления. Смысл есть, когда материалов больше, чем держит голова, а вопросы идут каждый день: компания от полусотни человек, отдел с текучкой, производство с инструкциями к оборудованию.
Смежные направления
Ответы 24/7, первая линия, передача оператору
PDF, счета, акты, накладные, договоры
Сайт и мессенджеры: ответы клиентам, заявки, передача сотруднику
Агент выполняет действия в CRM, 1С, почте, API
Все направления и расчёт окупаемости — на главной.