Пилот по этому направлению — от 300 000 ₽
Файл лежит в почте, чате или на диске под именем «Договор_итог_финал2.docx». Поиск по смыслу читает содержимое всех хранилищ и показывает только доступное.
Аудит бесплатный: созвон на 30 минут.
ИтогЮрист видит пункт с цитатой и ссылкой на договор.
Когда это про вас
Проверьте сами: попросите двух человек найти один документ двухлетней давности и засеките время каждого.
Что автоматизируется
Запрос обычными словами — в ответ документы с цитатой из найденного места.
Вопрос своими словами: «чем закончился спор с подрядчиком по вентиляции», «кто подписывал допсоглашение с этим поставщиком».
Файлы, почта, портал, трекер. Документы и сканы разобраны заранее. Права проверяются до поиска, закрытое не попадёт в выдачу.
Документы по смыслу, с цитатой, датой и автором. Если ответ есть в документах — сводка со ссылками.
История запросов: что ищут чаще и что не находят никогда. Второй список показывает дыры в хранении.
Поиск не наводит порядок. Если договор лежит в семи версиях, поиск покажет все семь. Действующую выбирают люди, зато расхождения видны сразу.
Порядок работы
Полчаса. Назовите документ, который недавно искали долго. По тому, где он нашёлся и сколько мест обошли, оценим работу.
Составляем список хранилищ и объёмов. Обычно половина папок — архив, который пять лет не открывали. Его берут потом или не берут вовсе.
Берём то, где ищут чаще всего. Две недели люди ищут как обычно, а мы разбираем, что не нашлось и почему.
По одному: у каждого хранилища свои права и форматы. Подключить всё сразу — значит разбирать ошибки оптом.
Что меняется
Первое видно на второй неделе: люди перестают писать в общий чат «у кого есть файл по такому-то проекту».
Время поиска замеряем до запуска на пяти живых задачах и повторяем после. Мерка грубая, зато её проверит любой с секундомером.
Что подключаем
Хранилища, где лежат документы, и системы, где живут права.
Если доступ у всех ко всему, поиск это повторит и сделает заметным. Порядок в правах наводить придётся вам.
Как это выглядит
− БылоЕсть ли в старом договоре штраф за просрочку? Договор — в почте уволившегося менеджера.
+ СталоЗапрос «штраф за просрочку поставки» находит договор и допсоглашение с цитатой пункта. Какая версия действует, решает юрист.
− БылоПохожий объект уже считали. Где расчёт, помнит лишь начальник отдела — он в отпуске.
+ СталоПоиск находит расчёт, смету и переписку с подрядчиком по тому объекту. Инженер берёт готовый расчёт.
− БылоПроверка просит основание оплаты старого счёта. Согласование — в общем ящике среди тысяч писем.
+ СталоПо номеру счёта и контрагенту находятся письмо, счёт и акт — в пределах прав бухгалтера. Ответ проверке готов за минуты.
С чего начать
Поиск проверяют живыми запросами: люди ищут своё и отмечают, что не нашлось.
Две недели — верхняя граница пилота на одном хранилище. Цена зависит от объёма и состава: миллион файлов разбирается дольше десяти тысяч. Сканы и хранение у вас считаем отдельно.
Оплата пилота двумя частями
50 %половина на старте50 %половина после приёмки по метрике, которую записываем в договор до начала работ
Дальше — по необходимости
Агент внутри CRM, учётной системы, почты и мессенджеров.
от 350 000 ₽разовоМониторинг, дообучение, правки.
от 40 000 ₽в месяцСчитаем по вашему объёму.
3 000–25 000 ₽в месяцЦена — ориентир и не является публичной офертой. Итог — в договоре.
Первый шаг
Разговор на полчаса — по вашей задаче поиска. Вспомните документ, который недавно искали долго: по нему видно, что подключать первым.
Вопросы
База знаний отвечает по выверенным регламентам, а поиск показывает всё, что у вас есть: черновики, переписку, старые версии. Что из этого действует, он не судит. Часто берут обе задачи, но начинают с той, где болит.
Нет. Права проверяются до поиска: человек ищет только в открытом ему. Закрытый документ не попадёт в выдачу ни ссылкой, ни цитатой.
Миллионы, но важнее, сколько из них нужны. Обычно половина папок — архив, который годами не открывали. Разбирать его сразу — платить за то, что не ищут, поэтому делим до пилота.
Не обязательно. Разбор можно делать на вашем сервере — тогда наружу не уходит ничего, но нужно железо за ваш счёт. Внешняя модель дешевле и быстрее: туда уходят запрос и найденный фрагмент. Выбор делаем до подписания и пишем в договор.
Да, через распознавание. Ровный скан читается почти целиком, фото под углом с бликом — хуже. Покажем это на ваших файлах на аудите.
Да. Код, настройки и описание подключений у вас с первого дня пилота, данные — в вашем хранилище. Сопровождение у нас — отдельный договор, не условие.
Для передачи хватит разговора с вашим разработчиком: доступы у него уже есть.
Смежные направления
Ответы по документам, регламентам и внутренней информации
Ответы по вашим документам и действия в системах
PDF, счета, акты, накладные, договоры
Модель внутри контура, данные не уходят
Все направления и расчёт окупаемости — на главной.