В IBM операционные расходы HR-службы снизились на 40% за четыре года. Частью изменений стал внутренний ИИ-помощник AskHR: он закрывает 94% типовых вопросов сотрудников и выполняет около 80 кадровых задач.
Куда уходит время кадровой службы
Как запросить справку? Где найти расчётный листок? Куда отправить заявление на отпуск? Сотрудник пишет кадровику, тот уточняет данные, ищет инструкцию и объясняет порядок. Через час другой сотрудник задаёт тот же вопрос.
У IBM к повторяющейся работе добавлялись разные правила по регионам и разрозненные каналы обращений. Пересылки между участниками затягивали ответы. Поэтому сначала компания упрощала процессы, затем автоматизировала их.
Помощник начал выполнять задачи
AskHR связали с корпоративными системами, включая Workday, SAP и Concur. Через него сотрудники получают нужные сведения, запрашивают документы и оформляют отпуск. Типовые обращения обрабатывает система, сложные вопросы получают специалисты.
Сервис развивали последовательно. В 2025 году добавили новые возможности генеративного ИИ и выполнения действий. Внутренний помощник стал частью общего процесса обслуживания сотрудников.
Для пользователя разница простая. Он спрашивает, как получить документ, и сразу может оформить запрос. Не приходится находить форму в другом разделе, копировать сведения и выяснять у коллег, кому её отправить.
Откуда берётся снижение расходов
Убирается несколько повторяющихся операций вокруг одного запроса: найти инструкцию, проверить заполнение, переслать ответственному, уточнить статус. Когда эти действия соединены, кадровик получает меньше одинаковых сообщений.
Руководителю HR сначала нужно найти самый дорогой повторяющийся поток. Например, кадровая служба помогает каждому филиалу оформлять одинаковые документы. Автоматизация освобождает её от этой очереди и позволяет обслуживать растущую компанию без такого же увеличения административной команды.
Отдельно оцените время сотрудников, которые ждут ответа. Запрос может занимать у кадровика пять минут, но требовать у заявителя нескольких обращений и поисков. Удобный путь экономит работу с обеих сторон.
Почему общей папки с инструкциями недостаточно
В папке может лежать правильный документ, который никто не находит. Или пять версий одного правила. Сотрудник всё равно пишет знакомому кадровику, потому что так быстрее и надёжнее.
При внедрении выбираем действующий источник для каждого вопроса. Учитываем подразделение и доступ сотрудника. Общие условия отпуска можно объяснить по регламенту, персональные сведения берутся из системы после проверки доступа.
Информация обновляется в согласованном месте. Кадровой службе не нужно отдельно исправлять десятки ответов бота. Вопросы, на которые материалов не хватило, собираются для дальнейшей доработки.
С какой задачи начать своей компании
Возьмите обращения за последний месяц и выделите одну повторяющуюся тему: справки, отпуска, документы для командировки или вопросы новичков. Посмотрите, какие сведения уже есть в системе и какие действия приходится выполнять вручную.
Дальше соберите короткий маршрут: сотрудник задаёт вопрос, помощник уточняет необходимое, создаёт запрос и сообщает статус. У нестандартного случая должен быть определённый получатель. Человек видит, кто продолжит работу, вместо бесконечного разговора с ботом.
В результате первой проверки нужны завершённые обращения, время участников и список ручных действий, которые исчезли. Затем можно подключать следующую тему к уже работающему помощнику.
Как Brolik поможет разгрузить внутренние службы
Brolik создаст ИИ-помощника для сотрудников: подключим инструкции и кадровые системы, настроим получение заявлений, статусы и передачу специалисту. Начнём с выбранной задачи, которая ежедневно отвлекает вашу команду.
Назовите вопросы, с которыми чаще всего идут к кадровикам, и мы предложим первый сценарий помощника.