почта снабжения, PDF Таблица
Предложения приходят письмом, PDF и таблицей, с НДС и без. ИИ сводит их к одному виду и сверяет с запросом.
от 200 000 ₽Пилот по этому направлению. Аудит бесплатный: созвон на 30 минут.
Входящее · почта снабжения, PDF
Поставщик
Высылаем КП по вашему запросу. По позиции 4 предлагаем аналог, срок поставки две недели после оплаты.
Агент разбирает
Запись в таблицуТаблица
Таблица сравнения закупки
С поставщиком торгуется и выбирает закупщик
Задача закупщику
Решить по аналогу до заказа
Утром закупщик видит пятое предложение в общей таблице с подсвеченными отличиями.
Задача
Вспомните последнюю закупку: сколько времени ушло на сведение и сколько позиций пришлось переписывать руками?
Формы у всех разные
Таблица, текст письма, PDF со сканом. Даже у одного поставщика форма меняется от менеджера к менеджеру.
Цены несравнимы
У одного цена с НДС и доставкой, у другого без. Без общей базы легко ошибиться, кто дешевле.
Прислали не то, что просили
Приходит аналог, упаковка по сто двадцать вместо ста штук, отсрочка вместо предоплаты. Замечают это на приёмке.
Сравнение нигде не сохраняется
Итоговая таблица живёт в папке закупщика. Через полгода на вопрос «почему выбрали этого» ответить нечем.
Маршрут процесса
Предложения попадают в разбор из почты в том виде, в каком пришли, и проходят четыре шага.
Письма поставщиков с вложениями: Excel, PDF, Word, скан. И ваш запрос, без которого не с чем сравнивать.
Позиции, количество, цену, валюту, НДС, доставку, сроки и условия оплаты. Нечёткое место в скане помечает для проверки.
Цену за единицу пересчитывает с НДС, доставкой и в рубли, а отличия от запроса подсвечивает: аналог, фасовка, срок.
Остаётся таблица для руководителя с исходными предложениями рядом. Выбирает человек, а обоснование хранится вместе с таблицей.
Границы автоматизации
Закупщик выбирает победителя, переписывается и торгуется с поставщиками. Неочевидное сопоставление позиций разбор помечает и отдаёт ему.
Контроль человека
Задача закупщику — «Решить по аналогу до заказа».
Шаги
Покажите три ответа поставщиков, лучше в разных формах, и сразу станет видно, что достанется чисто, а что проверять глазами.
Как приводить цену, что делать с фасовкой, считать ли доставку при самовывозе. Правила ваши, а мы помогаем их сформулировать и записываем.
Берём закупки с уже сделанным выбором и сверяем нашу таблицу с таблицей закупщика. Расхождения разбираем поимённо.
Дальше разбираем предложения по мере поступления. Раз в месяц смотрим, что правят руками, и дописываем правила.
Результат
Первое, что видно: таблица появляется в день, когда пришло последнее предложение.
Время на сведение и число ручных правок считаем на прогоне по вашим закупкам.
Системы и данные
Предложения приходят почтой, а справочник берём из учётной системы.
Почта снабжения
Общий ящик, куда приходят ответы поставщиков. Разбираем и письмо, и вложения.
Форматы вложений
Excel, PDF с текстом, Word, скан печатного документа. Рукописные пометки не читаем.
Справочник номенклатуры
1С или другая учётная система: сверяем присланное с вашими позициями и историей цен.
Таблицы и отчёты
Сравнение выгружаем в Excel или гугл-таблицу в привычном руководителю виде.
Согласование
Выбранный вариант с таблицей уходит по вашему маршруту: 1С-Документооборот, Битрикс24, трекер.
Архив
Предложения, таблица и решение хранятся вместе: через полгода понятно, почему выбран он.
Если предложение пришло текстом письма без структуры, часть полей придётся уточнять. Помогает просьба «пришлите в этой форме»: после первой закупки поставщики обычно присылают таблицу.
Было и стало
В снабжении чаще всего сравнивают прайсы, проверяют аналоги и готовят обоснование выбора для руководителя.
БылоЦены из писем переносят руками весь вечер; ошибка в формуле меняет победителя.
СталоПозиции из всех пяти форматов сведены к одной базе, отличия подсвечены. Закупщик проверяет подсвеченное и торгуется.Что измеряем: время на сведение; число позиций, исправленных руками; доля закупок с полноценным сравнением
БылоПохожий артикул замечают на приёмке, когда деталь не встаёт. Разбирательство с поставщиком занимает неделю.
СталоТаблица сразу показывает: запрошено одно, предложено другое, указана степень близости. Годится ли аналог, закупщик решает до заказа.Что измеряем: число расхождений, найденных до заказа; возвраты по несоответствию; время на приёмку
БылоРуководитель спрашивает, почему выбрали этого поставщика. Закупщик час восстанавливает картину по письмам.
СталоПредложения и таблица лежат вместе с закупкой: кто что предлагал и на каких условиях. Разговор занимает пять минут.Что измеряем: доля закупок с сохранённым сравнением; время на подготовку ответа; число спорных решений
Условия начала
Разбор проверяем на прошлом: берём закупки, где выбор уже сделан, и сверяем результат с тем, что посчитал человек.
Пилот по этому направлению
от 200 000 ₽ разово
Одну категорию закупок пилот закрывает максимум за две недели. На цену влияет формат: сканы с печатями разбирать дольше, чем таблицы. Больше двадцати поставщиков со своими формами считаем отдельно.
50 %на старте
50 %после приёмки по метрике из договора
Пилот и следующие шаги
Цена ориентировочная, это не публичная оферта. Точную сумму впишем в договор.
Первый шаг
Пришлите три ответа поставщиков в разных формах, и за полчаса разговора мы дадим первую оценку.
Вопросы
Здесь мы только сравниваем предложения, а страница про закупки охватывает весь процесс: заявка, запрос, сравнение, согласование, заказ. Если закупка налажена, а вечера уходят на Excel, начните отсюда: дешевле и быстрее.
Поле остаётся пустым с пометкой, догадкой его не заполняем. Закупщик видит пробел и запрашивает данные у поставщика.
Печатный текст распознается, качество зависит от скана. Рукописные пометки, подписи и цифры, вписанные ручкой, не читаем: ошибка дороже пользы. Такие места помечаем для проверки человеком.
Нет, он посчитает сравнимые цены и покажет отличия. Выгоду определяют ещё отсрочка, надёжность поставщика, срок и остаток партии, поэтому решает человек.
Разбор можно держать целиком на вашем сервере. Если нужна внешняя модель, туда уходит текст предложения без привязки к вашим внутренним данным. Где работает разбор, решаем до подписания, и это попадает в договор.
Ограничивает сама закупка: больше семи-восьми предложений по позиции бывает редко. Сотни предложений, как при сборе цен по рынку, это другая задача, и решают её иначе.
Смежные направления
Остальные направления и калькулятор окупаемости есть на главной.