Пациенты стоят у стойки, телефон звонит, а администратору ещё нужно подтвердить завтрашние приёмы. В «Клинике Фомина» часть этой работы передали чат-боту: за первый месяц 59,8% адресатов рассылки подтвердили запись. Подтверждения сразу попадали в систему клиники.
Как устроили подтверждение
Chatme.ai и Chat2Desk связали бот в WhatsApp с медицинской системой на базе 1С. Накануне приёма пациент получал напоминание. Через кнопки можно было подтвердить визит, отменить его или выбрать другое доступное время.
Это был компактный сценарный бот. Его основная работа состояла в изменении записи в системе клиники. Администратору не требовалось отдельно переносить каждое подтверждение из чата в расписание.
Что произошло за первый месяц
На рассылку отреагировали 69,3% пациентов: 59,8% подтвердили запись, 7,7% отменили, 1,8% перенесли время. Отсутствие ответа оставалось отдельной ситуацией для дальнейшей обработки.
Для управляющего полезен каждый из этих исходов. Подтверждение снимает ручной звонок, отмена заранее освобождает время, перенос сохраняет возможность визита. Команда получает обновлённое расписание и может работать с теми, кому нужно внимание.
Где здесь финансовый результат
Первая выгода связана с загрузкой администраторов. Вместо обзвона всего списка они разбирают неответивших и сложные просьбы. При растущем потоке записей это помогает направить рабочее время на встречу клиентов, оформление и обращения, которые приносят новый заказ.
Вторая выгода появляется, если освободившееся время удаётся занять. Десять дополнительно заполненных окон при среднем чеке 3 000 ₽ дадут 30 000 ₽ выручки. Из неё оплачиваются работа специалиста и другие расходы на услугу. Поэтому в отчёте полезно видеть и повторно занятые окна, и доход от них.
Для такого результата одного напоминания мало. Нужен порядок работы с отменой: кто видит свободное время, кому его предлагают и как быстро обновляется расписание. Бот обеспечивает данные, сотрудники используют их для загрузки.
Что проверить до запуска
Начните с актуальности расписания. Если клиент уже перенёс визит по телефону, автоматическое напоминание не должно приглашать его на старое время. Перед сообщением и перед подтверждением система проверяет текущую запись.
Затем проверьте повторный ответ. Человек может нажать кнопку дважды, вернуться в старый диалог или ответить после отмены. Для каждого случая нужно понятное действие без появления второй записи.
При отсутствии свободного времени клиенту предлагают продолжить разговор с сотрудником. Обещать слот, который не удалось закрепить, нельзя. Отдельно согласуются содержание уведомлений, разрешённый канал и данные, которые допустимо показывать в сообщении.
Где к записи стоит подключить ИИ
Подтверждение через кнопку хорошо закрывает простое действие. ИИ полезен для более свободных сообщений: «Хочу перенести на следующую неделю после шести» или «Нужен другой филиал, время примерно то же». Он разберёт пожелания и запросит подходящие варианты из расписания.
Перед окончательным изменением бот покажет выбранную услугу, место и время. Клиент подтвердит, после чего система обновит запись. Если сообщение касается вопроса, требующего специалиста, диалог уйдёт сотруднику.
Такой подход можно применить в автосервисе, учебном центре или сети салонов. Важно выбрать один вид записи и довести его до рабочего результата, прежде чем подключать все услуги и филиалы.
Что Brolik настроит для вашего бизнеса
Brolik разработает бота для записи, подтверждений и переносов, подключит согласованную систему расписания. Настроим передачу сложных просьб сотруднику, проверку свободного времени и защиту от повторных действий.
Свяжем бота с вашим расписанием: напоминание, ответ пациента и запись в системе.